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HSM Datenschutzkampagne DSGVO

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO

Ab dem 25. Mai 2018 ersetzt die EU-DSGVO alle bisher geltenden Datenschutzrechte in Europa.

Die neue EU-Verordnung regelt sehr umfassend den Umgang mit personenbezogenen Daten europaweit.

  • Was sind personenbezogene Daten?

Alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person.

Zum Beispiel Name, Alter, Familienstand, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Kfz-Kennzeichen, Krankendaten und Werturteile wie Zeugnisse usw.

Die EU-DSGVO ist sehr stark vom digitalen Bereich geprägt, wirkt sich aber auch auf die mechanische Akten- und Datenvernichtung aus.

  • Die EU-DSGVO verlangt nach einer lückenlosen Dokumentation von personenbezogenen Daten.
  • Diese beinhaltet die Dokumentation des Zwecks der Speicherung die Dauer und die Dokumentation der Löschung der Daten.

(Kapitel 3, Artikel 13, Absatz 1 DSGVO)

  • Bei einem Verstoß können künftig massive Sanktionsstrafen verhängt werden.
  • Die Höhe der Geldbuße kann von bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes betragen.(Kapitel 8, Artikel 83, Absatz 4 und 5 DSGVO)
  • Sie verpflichtet Unternehmen zu „organisatorischen und technischen Maßnahmen“, um personenbezogene Daten zu schützen.

(Kapitel 4, Abschnitt 2, Artikel 32 DSGVO)

  • Was bedeutet die „lückenlose Dokumentationspflicht“ für Unternehmen?

Unternehmen müssen einen regelmäßigen Prozess zur Überprüfung der ergriffenen Maßnahmen für die Datensicherheit aufstellen und diesen Prozess bei Nachfrage auch darstellen können.

Dies betrifft auch die Dokumentation der Löschung von Daten auf verschiedenen Medien wie Papier, CDs oder USB-Sticks
  • Was bedeutet „massive Sanktionsstrafen“ bei einem Verstoß gegen die EU-DSGVO?

Wird aufgedeckt, dass ein Unternehmen Daten missbraucht hat oder kann ein Unternehmen nicht nachweisen, dass es Maßnahmen für die Sicherheit von personenbezogenen Daten ergriffen hat und diesen Prozess regelmäßig überprüft, können hohe Sanktionsstrafen verhängt werden.

Deren Höhe kann bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes betragen.

  • Was bedeutet: „technische Maßnahmen“ zum Schutz von personenbezogenen Daten?

In Bezug auf die mechanische Vernichtung von Daten, werden die technischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten durch das Deutsche Institut für Normung (DIN) definiert.

Genau: In der DIN 66399 – Normung für „Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Die DIN 66399 unterscheidet 7 Sicherheitsstufen für die unterschiedlichen Datenträger (wie z.B. Papier, CDs, Chipkarten usw.)

P1

Sicherheitsstufe 1
steht für allgemeines Schriftgut und hat nur einen groben Schnitt

P7 Sicherheitsstufe 7
steht für streng geheime Unterlagen und hat den feinsten Schnitt
  • Außerdem klassifiziert sie das zu vernichtende Dokument nach der Art des Datenträgers.
  • Dabei steht beispielsweise P für Paper (Papier), O für Optical (CDs/DVDs), H für Hard Drive usw

Von den 7 Sicherheitsstufen erfüllen nicht alle die Anforderungen zum Schutz von personenbezogenen Daten.

  • Welche Sicherheitsstufen erfüllen die Anforderungen?

like

  • Unsere Empfehlung bei der Vernichtung von personenbezogenen   Daten ist mindestens die Sicherheitsstufe P-4 oder höher zu verwenden
P4 P-4: Für Datenträger, die personenbezogene oder sensible
Daten beinhalten.

Z. B: Gehaltsabrechnungen, Personaldaten, Bilanzen,
Steuerunterlagen etc
P5 P-5: Für besonders sensible Daten und Datenträger
mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person,
ein Unternehmen oder eine Einrichtung.

Z.B: Strategiepapiere, Prozessunterlagen, aber auch
für Patientenakten. 

Auch die Stufen P-6 u. P-7 haben ihre Daseinsberechtigung; diese sind i.d.R. im geheimdienstlichen, behördlichen oder militärischen Bereich relevant. Kunden, welche diese hohen Sicherheitsstufen
benötigen, sind meist selbst sehr gut über die DIN informiert.

Akten- und Datenträgervernichtung nach dem Stand der Technik (DIN 66399)

  • Wissen Sie welchen Schutzbedarf Sie haben und in welcher Sicherheitsstufe Sie vernichten sollten?
Achtung
  • Aktenvernichter mit Streifenschnitt sind nicht sicher und erfüllen die
  • Anforderungen nicht!
  • Ein vernichtetes Papier im Streifenschnitt besteht aus 35 Streifen, welche sich leicht wieder zusammen setzen lassen.
  • Ein Partikelschnitt in Sicherheitsstufe 4 hingegen besteht aus 389 Partikeln, in Sicherheitsstufe 5 sind es sogar 2.079 Partikel
Achtung_1

 

 

  • In vielen Unternehmen sind dennoch nach wie vor Streifenschnitt-Aktenvernichter im Einsatz. Diese erfüllen jedoch nicht die Anforderungen der EU-DSGVO!

Fazit:

  • Die DSGVO sensibilisiert viele Unternehmen für das Thema Aktenvernichtung.
  • Die Auswahl der richtigen Sicherheitsstufe ist hierbei wichtig.
    Streifenschnitt-Aktenvernichter sind ungeeignet.
  • Viele Unternehmen sehen keinen Bedarf an Aktenvernichtern, da sie die Aktenvernichtung an externe Dienstleister vergeben. Dies befreit Unternehmen jedoch nicht von der Haftung. Außerdem besteht die o.g. Dokumentationspflicht.Nicht zuletzt ist die externe Datenvernichtung mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Eine Investition in Aktenvernichter kann die wirtschaftlichere Lösung sein
like

Wir empfehlen daher, gehen Sie auf Nummer sicher und vernichten Sie personenbezogene Dokumente dort wo sie entstehen: Direkt am Arbeitsplatz und mit einem Aktenvernichter von HSM.

So finden Sie den richtigen Aktnvernichter!

Mehr Informationen zum Thema Datenschutz ?

kostenlosen Beratungs-Hotline: 06152 187373-0  oder über das Kontaktformular

 

 

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